历史进入二十一世纪以来，随着全球信息数字化的快速发展，档案工作已经逐步实现代化管理，电子档案无可替代的成了档案管理的重要形式，做好新时期档案管理工作，必须明确电子档案与传统纸质档案几点主要的区别与联系。

一、现代化是新时期档案工作的开展方向。

档案管理现代化主要包括：档案业务规范标准化、馆藏结构合理化、档案信息服务社会化、信息资源共享化、服务对象及需求扩大化。当今随着档案管理现代化的快速发展及互联网等先进手段的运用，人们已不满足于传统的档案实体服务，迫切需要档案部门筑起信息化、网络化服务的大平台，快捷方便的提供所需信息。因此，实施上网联网，提供档案网上报务，已成为档案部门迎接信息时代挑战的一个重大课题，成为档案工作者责无旁贷的一种历史责任。随之将产生大量的电子文件，它给档案管理带来机遇的同时，也面临着严峻的挑战。

二、电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性相对于纸质档案，都有独自特点。

1.原始性

纸质档案内容的原始性附着在形式的原始性上，表现为内容和形式的统一，其字体、字迹、图形、图像、印章、纸张支撑材料等清晰可见，内容真伪易于识别，人们可以建筑形式的原始性来分析判断、证实确认内容的原始性。

电子档案的内容与形式是相对独立的，内容也易于变化，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以既是原始的，又是复制的，因而档案部门在对电子档案进行收集验收时，难以对电子档案的原始性进行明确认定，只能利用人为建立健全归档制度来加以约束。

2.真实性

电子档案的载体形式和内容极易改变、失真。在将纸质档案转化为电子档案的过程中稍有疏忽便会导致档案信息失真甚至全部丢失；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，信息内容“出错”的几率远远高于传统档案；另外电子档案可被原样数次复制，甚至被数次篡改后不留痕迹，因此维护电子档案真实性是一个不间断的工作过程。

3.完整性

电子档案内容的完整性很难保障。电子档案经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息缺失；电子档案的背景信息会伴随文件处理过程而不断累加，形式多样、储存分散，往往致使电子档案来龙去脉不清，容易丢失数据。而纸质档案的完整性比较容易保证，只要在保管过程中做到纸张完好无破损即足以保证其信息内容的完整性。

4.安全性

电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，电脑病毒与“黑客”的攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案信息内容的安全。而纸质档案信息的更改，一般可以通过纸质载体的变化直接识别与判断，人为破坏难以形成，只要做好档案库房的安全保密措施，即可保证纸质档案的安全。

三、纸质档案与电子档案互相印证、互相补充。

由于电子档案的诸多局限，实行“双轨制”则可以相互印证，相互补充。

原始记录性是档案的最基本特征，而符合档案原始记录性特征的只能是文件定稿而不是文件本身。电子档案与纸质档案实行“双轨制”的现象可以说是现代高科技条件下的一种特殊现象，电子档案的原始性、真实性不易确认，而纸质档案真实可靠正好弥补了电子档案的局限，它们同时归档保存，可以起到相互印证相互补充的作用。电子档案与纸质档案同时归档的“双轨制”打破了纸质档案载体一统天下的格局。这也就形成了当今档案管理工作格局。

综上所述，通过比较电子档案与纸质档案的区别与联系，笔者认为，电子档案与纸质档案，在载体形式、内容属性、保护特点等方面皆有不同。尽管如此，随着当前社会知识经济、信息时代的飞速发展，作为社会的记忆，社会活动的真实记录的档案信息，其现代化进程亦突飞猛进。而面对新时期的档案管理工作，电子档案与纸质档案将长期共存。

（作者：内蒙古自治区人民政府文电处）